公司辦公用品管理制度(含表格)  

目的

為規(guī)范辦公用品的管理，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，針對公司具體的辦公用品使用情況特制定本制度。

適用范圍

適用于公司辦公用品的采購、保管、領(lǐng)用及報廢等管理。

管理權(quán)責

綜合管理部：負責審核、匯總各部門每月辦公用品的領(lǐng)用情況并根據(jù)當月庫存情況進行采購申報、入庫、領(lǐng)用登記等。

各部門:負責做好本部門每月辦公用品的需求匯總、申報、領(lǐng)用和發(fā)放等工作。

采購部：負責每月辦公用品的采購及費用報銷。

 公司副總經(jīng)理：負責審批每月辦公用品的申購與報銷。

定義:

辦公用品分類：辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。

消耗品：系指容易消耗，無法重復使用的用品，如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。

耐用品：系指能重復使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應(yīng)由個人自購。平時使用如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如：U盤、訂書機、啟釘器、計算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇：服務(wù)年限1年以內(nèi)（含），如有遺失，照價賠償；服務(wù)年限1年以上，耐用品單價在500元（含）以上的，如有遺失，照價賠償。

特殊用品：系指某些部門人員為進行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如：財務(wù)部常用的憑證等。

領(lǐng)用分類：根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì)，將辦公用品分為公用品和私用品兩類，私用品由使用人個人領(lǐng)用，公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。

個人領(lǐng)用：系個人使用保管用品，如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。

部門領(lǐng)用：系本部門共同使用用品，如打印紙、打印墨盒等。

管理規(guī)定

辦公用品申購

各部門應(yīng)于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，填寫《辦公用品采購申請單》,經(jīng)部門負責人審核,分管領(lǐng)導審批后交綜合管理部。

綜合管理部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請，并經(jīng)核查庫存狀況后填寫《辦公用品采購申請單》，于次月1日前經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后，交采購部采購。

各部門辦公用品領(lǐng)用經(jīng)辦人根據(jù)本部門的《辦公用品采購申請單》所列明細，于每月5日前向綜合管理部領(lǐng)用并發(fā)放到本部門員工手中。

各部門若需采購臨時急需的辦公用品，由部門填寫《辦公用品采購申請單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)部門負責人、綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后，由采購部負責實施采購任務(wù)。

辦公用品采購

為有效完成采購任務(wù)，原則上由采購部負責實施采購任務(wù)。

 對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協(xié)助采購部共同進行采購。

 臨時急需辦公用品可經(jīng)綜合管理部和采購部同意后由使用部門自行采購。

對單價大于500元以上辦公用品的采購，應(yīng)先進行詢價、比價、議價，并將最終議定價格呈報副總經(jīng)理同意后，方可實施采購任務(wù)。

辦公用品入庫

辦公用品入庫前由綜合管理部指定專人進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，由綜合管理部辦公用品管理人員登記入庫，并填寫《辦公用品入庫登記表》；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。

辦公用品采購發(fā)票應(yīng)由綜合管理部經(jīng)理簽字確認入庫后，方可報銷。

辦公用品領(lǐng)用

員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。

員工領(lǐng)用單價在人民幣500元以上的辦公用品，須填寫《固定資產(chǎn)購買申請表》，說明申購理由，經(jīng)部門主管、部門分管領(lǐng)導、綜合管理部審核，副總經(jīng)理審批。

 辦公用品使用

嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負責保管。

公司員工使用辦公用品必須堅持科學、合理、節(jié)約、愛護的原則，節(jié)省使用易耗品，正確使用非易耗品。對于公司內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙。

辦公用品若被人為損壞，應(yīng)由責任人照價賠償。

辦公用品報廢

非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢注銷時，使用人應(yīng)提出辦公用品報廢申請，經(jīng)部門主管審核，并副總經(jīng)理批準同意后，到綜合管理部辦理報廢注銷手續(xù)。

辦公用品回收

員工離職時，應(yīng)依《財產(chǎn)個人保管卡》所領(lǐng)耐用品一并退回綜合管理部，并辦理好移交手續(xù)。

回收再利用的辦公用品列入庫存。

辦公用品倉庫管理

8.1綜合管理部建立辦公用品購置和領(lǐng)用登記臺帳，并做好購置和領(lǐng)用臺帳的登記工作。

 綜合管理部應(yīng)每月結(jié)算各部門月需求量及金額，對異常情況提出書面分析反饋。

其它辦公用品每季度盤點一次，每次盤點結(jié)果記錄在《辦公用品季報表》，并報財務(wù)部備案。

相關(guān)表單:

《辦公用品需求計劃表》                 （編號：   ）

《辦公用品采購申請單》                 （編號：   ）

《辦公用品庫存登記表》                 （編號：   ）

《辦公用品領(lǐng)用登記表》                 （編號：   ）

《辦公用品處置、報廢單》               （編號：   ）

10．附則

10.1本制度經(jīng)總經(jīng)理批準,自xxxx年xx月xx日實施。

10.2本制度的最終解釋權(quán)歸綜合管理部,修訂時亦同。

附表一：

        年   月辦公用品采購需求計劃表

單位：                                                          編號：

說明：每月25日前，各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求，報綜合管理部。

審批人：                       部門負責人：                          申購人：

附表二：

辦公用品采購申請單

編號:                                       填表日期:    年  月  日

注：本表由綜合管理部填寫

申請人:                

附表三：                      庫存登記表

附表四：

辦公用品領(lǐng)用登記表

部門：

附表五：

辦公用品處置、報廢單

附表六：

年  月  辦公用品月報表